ניהול המשרד, חיבורים ואוטומציות
המערכת מתחברת למה שכבר רץ במשרד, ולא מחליפה אותו.

ניהול המשרד

1. מייל ויומן

חיבור למקור

החיבור למייל וליומן בלי הרשאת שליחה, עם גישה מוגבלת לתיבות של משתמשי הכלי, ויומן פעולות.

אתה שולט: אתה מחליט אילו תיבות מתחברות.

2. מיון ותיוק

עיבוד

מיון מיילים לפי לקוח ונושא, תיוק לתיק (במערכת ניהול המשרד רק אחרי שסימנת ״טופל״), בריף בוקר וטיוטות מענה.

יוצא: פחות הזנה ידנית, ובלי ״השב לכולם״ אוטומטי.

3. החלטות ומועדים

עיבוד

החלטות ומועדים מנט המשפט הופכים למשימה ביומן, בלי העתקה.

4. רישום שעות בשפה חופשית

עיבוד

טקסט או הכתבה הופכים לרשומת שעות לאישור. שדה ״תוצר״ ברישום מאפשר למדוד לפני ואחרי.

אתה שולט: אתה מאשר כל רשומה.

5. ארבע רמות הרשאה

בקרה

קריאה בלבד, הכנת טיוטה, כתיבה פנימית כמו תיוק, ושליחה החוצה, שחסומה כברירת מחדל. סיסמאות לא נכנסות לשום כלי.

6. דוחות לשותפים

עיבוד

דוח סטטוס, ותצוגת גבייה לפי מחלקה, לקוח וגיל חוב, עם טיוטות תזכורת שצוות הגבייה מאשר.

7. מי מאשר מה

שער החלטה

מדיניות וסיווג מידע: השותפים המנהלים. משתמש וכלי חדש: מנהלת המשרד. חיבור חדש: ה-IT ומנהלת המשרד. שימוש בחומר לקוח: עורך הדין האחראי. כל תוצר שיוצא: עורך הדין החותם.

אתה שולט: הכללים האלה נקבעים לפני שמפעילים כלי.

8. מדיניות, נוהל וממשל

תוצר

מדיניות שימוש, סיווג מידע, סקר פרטיות לפני כל מסלול, נוהל ניהול כלים, נוהל אירוע אבטחה ויומני פעילות. בליווי עו״ד עומר ברנדס, מומחה לרגולציית AI ופרטיות.

יוצא: מסגרת שאפשר להציג ללקוח.

קבלת לקוח חדש במשרד קטן

9. מעבד פגישות ראשונות

עיבוד

סקיל שנבנה כדי להוריד מהשותף המנהל את צוואר הבקבוק של הקליטה. הוא פותח תיק, בוחר נתיב (מינימלי, מפורט, משולב, ליטיגציה או פרויקטלי), עושה OCR למסמכים ומזהה מורכבות. בתיק מורכב: חילוץ בשתי קריאות ובריף להכנה לפגישה. אחר כך הצעת מחיר והסכם שכר טרחה, תוכנית עבודה ורשימת משימות, והפקת מסמכי Word על נייר המשרד.

אתה שולט: אתה מאשר את הנתיב, ובתיק מורכב המחיר מאושר רק על ידי השותף.

יוצא: בריף, הצעת מחיר ותוכנית עבודה.