בקרת שכר לקבלני שירות
בדיקה שמכסה את כל העובדים ולא רק מדגם, וכל מספר בדוח מפנה לקובץ ולעמוד. בשם המזמין, מול הקבלן.

1. קליטת חומר מהקבלן

חיבור למקור

תיבת מייל ייעודית נסרקת מהחמישה עשר בחודש ועד שהחומר מגיע. כל קובץ מסווג: תלוש, נוכחות, חשבונית, תחשיב או דוח הפקדות, ומשויך ללקוח, לקבלן, לאתר ולחודש.

יוצא: תיק מסווג.

2. שער כיסוי לפני כל ניתוח

בקרה

כל מסמך נקרא בשני מעברים בלתי תלויים ומושווה על שדות חובה. הניתוח לא מתחיל עד שהמערכת מדווחת שכל המסמכים נותחו. זה נועד לפסול ניתוח שנראה שלם ודילג על תלושים.

אתה שולט: אתה מחליט אם להמשיך עם חומר חלקי.

יוצא: דוח כיסוי.

3. דרישת השלמות ותזכורות

שער החלטה

מכתב לקבלן על מה שחסר ומחזור תזכורות. התזכורת הקבועה בחמישה עשר לחודש נשלחת אוטומטית. כל מכתב אחר נשלח אליך לאישור.

אתה שולט: אתה מאשר כל מכתב.

4. נרמול לרשומה אחידה

עיבוד

כל שורת שכר ונוכחות הופכת לרשומה אחידה, בלי תלות בתוכנת השכר של הקבלן. כך אפשר להשוות קבלן ששילם שעות נוספות בנפרד לקבלן שהטמיע אותן בבסיס. נבדקים כל העובדים ולא מדגם.

יוצא: טבלת נתונים לכל עובד וחודש.

5. שלוש התאמות

בקרה

נוכחות מול תלוש לכל עובד וחודש, תלוש מול חשבונית לכל אתר וחודש, וחשבונית מול תחשיב ומול הזמנת הרכש.

אתה שולט: אתה מכוונן את סף הטולרנס בשקלים.

יוצא: יומן חריגות, ולכל שורה מסמך ועמוד.

6. ביקורת זכויות מול ארבע שכבות נורמטיביות

עיבוד

מנועי חישוב לשעות, תעריפים, פנסיה וגמל, הבראה, חופשה ומחלה, נסיעות וארוחות. כל מנוע מחזיר מה שולם, מה היה אמור להשתלם, ההפרש והפניה לשורת המקור. ההיררכיה: חוק, צו הרחבה ענפי, טבלאות החשב הכללי בסקטור הציבורי, והסכם ההתקשרות. חודש בלי תעריף בתוקף מעורר התרעה והמערכת לא מנחשת.

יוצא: טבלת ליקויים לפי רכיב.

7. חריגות מעבר לכללים

עיבוד

השוואה בין תלושים באותו תפקיד ואתר, מבני שכר שונים בין אשכולות, רכיב שכר חדש בלי מקור נורמטיבי וקפיצת היקף בלי שינוי בתקן. המערכת מסמנת ולא פוסקת.

אתה שולט: אתה מחליט מה לעשות בכל נורה צהובה.

8. ממצאים והכרעה

שער החלטה

כל ממצא מוצג עם הצעת דרגת חומרה, נימוק ומקור, תקין ועד ליקוי חמור, ומעל הכול דיווח כוזב או הסתרת נתונים. העיצום נקבע לפי חוק להגברת האכיפה, והסכום לעיכוב בקופת המזמין הוא הנזק שנמצא. עיקרון ״קיים אינו מוכיח״: מסמך שהוגש לא סוגר הפרה אלא אם הוא מראה שהכסף הועבר. תוצר שיש בו ממצא בלי מסמך, עמוד וציטוט לא יוצא.

אתה שולט: אתה מחליט אם הליקוי נקודתי או מערכתי, ואיזו דרגה. הדוח עצמו שלך.

9. דוח, מכתבי ביסוס ותמצית מנהלים

תוצר

גיליון עבודה, דוח טיוטה ודוח סופי בפורמט הבקרה של המשרד, מכתבי דרישת ביסוס ותמצית של עמוד אחד. הכול נשלח אליך, ורק הדוח הסופי יוצא ללקוח ולקבלן, אחרי אישורך. אחרי תגובת הקבלן המערכת מכריעה מחדש הפרה אחר הפרה: פתוחה, תוקנה או עומדת.

אתה שולט: אתה מאשר את המסירה.

יוצא: דוח סופי ב-Word ותמצית מנהלים.